1 Allgemein
Am 25. Mai 2018 ist die DS-GVO in Deutschland und in allen anderen Mitgliedstaaten der Europäischen Union anwendbar geworden. Die DS-GVO und andere Gesetze, die die sog. Öffnungsklauseln der DS-GVO ausfüllen, wie das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), gelten damit auch für Vereine unmittelbar.

Der Datenschutz gemäß EU-DS-GVO ist auch für den Heimatverein Suderwick in aktuelles Thema. Auch Der Heimatverein Suderwick verarbeitet personenbezogene Daten, allerdings nur in einem sehr kleinen Umfang. Wir möchten Sie hierüber deutlich und transparent informieren. In dieser Datenschutzerklärung geben wir Ihnen Antworten auf die wichtigsten Fragen zur Verarbeitung personenbezogener Daten durch den Heimatverein Suderwick.

2 Was sind personenbezogene Daten?
Es gibt Daten, die etwas über Sie aussagen, z.B. Ihr Name, Adresse und Alter. Wenn solche Daten (oder eine Kombination von ihnen) zu Ihnen zurückführen können, sprechen wir über personenbezogene Daten. Zum Beispiel Ihre Adresse oder E-Mail-Adresse, aber auch Ihr Vorname zusammen mit Ihrem Geburtsdatum. Wenn Sie Dritten personenbezogene Daten überlassen, müssen Sie sicher sein können, dass diese sorgfältig damit umgehen. Fotos und Videos werden in diesem Zusammenhang auch als personenbezogene Daten angesehen.

3 Verarbeitet der Heimatverein Suderwick personenbezogene Daten?
Ja. Der Heimatverein Suderwick arbeitet mit personenbezogenen Daten von Menschen, mit denen er direkt oder indirekt in Beziehung steht oder gestanden hat bzw. in Beziehung treten möchte. Das sind in diesem Fall folgende Datengruppen:

  1. Mitglieder des Heimatvereins Suderwick (Name, Adresse, Email-Adresse, IBAN-Kontonummer und Beitragshöhe) für die Erhebung der Mitgliedsbeiträge und die Zusendung von Informationen des Vereins;
  • Vorstandsmitglieder des Heimatvereins Suderwick (Name, Adresse, Email-Adresse, Telefon-Nummer und Funktion im Vorstand);

4 Wer ist verantwortlich für die Bearbeitung meiner personenbezogenen Daten?
Der Heimatverein Suderwick ist verantwortlich für die Bearbeitung der personenbezogenen Daten. Ein Datenschutzbeauftragter ist durch einen Verantwortlichen nach der DS-GVO – also auch durch einen Verein – dann zu benennen, wenn in der Regel mindestens zehn Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt (§ 38 Absatz 1 Satz 1 BDSG) sind. Da im Heimatverein Suderwick bislang nur 2 Personen mit personenbezogenen Daten beschäftigt sind, ist kein Datenschutzbeauftragter benannt worden.

Abhängig von den Datengruppen wurde jeweils ein anderer Verantwortlicher dafür ernannt:

  1. Mitglieder des Heimatvereins Suderwick;
    Der Kassierer verwaltet die personenbezogenen Daten. Die Verwaltung befindet sich auf einem gesicherten Computer. Dieser Computer ist durch ein Passwort geschützt (dem Kassierer bekannt). Alle Sicherheits-Updates werden angewendet, sobald sie verfügbar sind. Der Computer ist außerdem mit einem ausreichenden Virenschutz ausgestattet. Sobald Änderungen am Datenbestand vorgenommen wurden, wird auch eine Sicherung der Daten vorgenommen. Dieses Backup wird auf einem gesicherten Computer gespeichert und / oder ein Backup wird auf einem USB-Stick gespeichert, der getrennt vom Computer an einem sicheren Ort aufbewahrt wird, der nur den Vorstandsmitgliedern bekannt ist;
  2. Vorstandsmitglieder des Heimatvereins Suderwick:
    Diese Daten werden vom Vorsitzenden des Heimatvereins verwaltet. Es handelt sich um eine digitale Verwaltung auf einem Computer, der durch ein Passwort geschützt (nur dem Vorsitzenden bekannt) und mit angemessenem Virenschutz ausgestattet ist;

5 Wofür benutzt der Heimatverein Suderwick diese Daten?
Die personenbezogenen Daten, die der Heimatverein Suderwick benutzt, werden ausschließlich zu folgenden Zwecken eingesetzt:

  1. Mitglieder Heimatverein: Diese Daten werden gespeichert für die Erhebung der Mitgliedsbeiträge und die Zusendung von Informationen des Vereins.
  2. Vorstandsmitglieder: Diese Daten werden gemäß den geltenden Gesetzen und Vorschriften erfasst, um bestimmen zu können, wer Entscheidungsbefugnis hat und wer für welche Aufgaben angesprochen werden kann;
  3. Ehrenamtliche Mitarbeiter: Diese Daten werden gespeichert, um ehrenamtliche Kräfte für diverse Aktivitäten einschalten zu können;
  4. Benutzer: Diese Daten werden zwecks Rechnungsstellung und zur Kontaktaufnahme bei Bedarf gespeichert

6 Verarbeitet der Heimatverein Suderwick auch besondere personenbezogene Daten?
Besondere personenbezogene Daten sind sensible Daten, beispielsweise bzgl. Gesundheit, Religion, Vorstrafen, ethnische oder Rassedaten. Der Heimatverein erfasst diese Daten nicht.

7 Wie geht der Heimatverein Suderwick  mit meinen personenbezogenen Daten um?
Ihre persönlichen Daten werden sorgfältig und nicht länger gespeichert, als dies für den normalen Gebrauch innerhalb des Vereins oder für den Zweck, für den sie dienen, notwendig ist. Ihre persönlichen Daten werden ohne Ihre ausdrückliche Zustimmung nicht an Dritte weitergegeben. Wenn eine E-Mail an mehrere Personen gesendet wird, werden die Email-Adressen als BCC eingefügt.

8 Wer hat Einsicht in meine personenbezogenen Daten?
Einsicht in die Daten haben nur der Kassierer und der Vorsitzende.

9 Wie lange werden meine Daten gespeichert?
Daten, die sich auf Ihre Mitgliedschaft beziehen, werden nach der Abmeldung in eingeschränkter Form aufbewahrt, um weiterhin statistische Informationen, wie z.B. Mitgliedsnummern, über die Jahre hinweg generieren zu können. Für die Speicherung dieser Daten gelten die gesetzlichen Bestimmungen.

10 Welche Regeln gelten bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten?
Bei der Verarbeitung personenbezogener Daten ist der Heimatverein Suderwick an die dafür geltende Gesetzes- und Regelverordnungen gebunden.

11 Kann ich sehen, welche Daten der Heimatverein Suderwick von mir gespeichert hat?
Sie können beim Vorsitzenden oder Kassierer des Heimatvereins Suderwick Einsicht in die von Ihnen gespeicherten Daten beantragen.

12 An wen kann ich mich wenden mit einer Frage, Beschwerde oder Bitte um Korrektur bzw. Löschung bestimmter Daten?
Bzgl. der oben genannten Angelegenheiten können Sie sich an den Vorstand des Heimatvereins Suderwick unter heimatvereinsuderwick.de oder in anderer Form wenden. Der Vorstand wird Ihr Anliegen gemäß den geltenden Gesetzen und Vorschriften bearbeiten.

März 2019